重要な仕事を3つに絞る方法｜『ブライアン・トレーシーが教える最強の時間』に学ぶ仕事の優先順位
やるべき仕事をいくつも処理したのに、肝心な仕事は進んでいない。
一日中働いたはずなのに、「今日は何を進められたのだろう」と感じる。
その原因は、仕事を処理する速さではなく、最初に何を選んだかにあるのかもしれません。
以前の私は、仕事の効率を上げるには、限られた時間でより多くのタスクを処理することが重要だと考えていました。
しかし、『ブライアン・トレーシーが教える最強の時間』を読み、仕事の成果を左右するのはタスクの処理数ではなく、重要な仕事にどれだけ時間を使えたかではないかと考えるようになりました。
この記事では、本書の内容を網羅的に要約するのではなく、実際の仕事で使いたいと感じた次の3つの考え方を記録します。
- 一日の重要タスクを3つまで選ぶ
- 最も重要なタスクから取りかかる
- 複数の仕事を行き来せず、一つずつ進める
この本を読んだ理由
この本を読んだ当時、私は本業と並行して、このブログを育てようとしていました。
学びたいことや試したいことはたくさんありましたが、仕事が終わったあとには、十分な時間も気力も残っていません。
副業に使う時間を確保するには、まず本業の進め方を見直す必要がある。
そう考えて、仕事の効率化や時間の使い方を学ぶために読んだのが、『ブライアン・トレーシーが教える最強の時間』でした。
この本を読む前の私は、仕事の効率を次のように捉えていました。
限られた時間のなかで、どれだけ多くのタスクを処理できるか。
メールを返信する。資料を修正する。頼まれた仕事に対応する。
一つずつ完了させれば、仕事を進めた実感は得られます。しかし、小さな仕事をいくつ片づけても、本当に進めるべき仕事が残ったままでは、大きな成果にはつながりません。
本書を読んで考えさせられたのは、仕事の効率を「処理した数」だけで評価してよいのかということでした。
この本から実際に使いたい3つのこと
1．一日の重要タスクを3つまで選ぶ
本書では、1か月の仕事を振り返ると、会社や組織にとって重要な成果の80％は、主に3つの成果によって生み出されていると説明されています。
毎月たくさんの仕事を処理していても、そのすべてが同じ大きさの成果につながっているわけではありません。
メールへの返信、資料の修正、情報共有など、組織を動かすために必要な仕事は数多くあります。しかし、そのなかで会社の売上やプロジェクトの進捗、顧客への価値などに大きな影響を与える仕事は、限られています。
つまり、成果を大きくするために重要なのは、すべてのタスクを均等に進めることではありません。
大きな成果につながる少数の仕事を見極め、そこへ優先的に時間と労力を使うことです。
そのために本書で紹介されているのが、重要な仕事を3つまで選ぶ方法です。
まず、次の問いを自分に投げかけます。
今日、一つの仕事しか完了できないとしたら、何を選ぶか。
ここで選んだものが、その日の最重要タスクです。
続いて、「もう一つだけ完了できるとしたら何を選ぶか」と考え、二つ目、三つ目のタスクを選びます。
こうして、数多くあるタスクのなかから、成果への影響が大きい3つを絞り込みます。
「3つ」という数に絞る理由は、単にタスクを減らすためではありません。
会社や組織の成果を左右する仕事は限られているという考え方に基づき、自分の時間を、大きな成果につながる仕事へ集中させるためです。
タスクの優先順位を決める方法としては、「緊急度」と「重要度」で仕事を分類するマトリクスがよく知られています。
この方法は仕事を整理するには役立ちますが、同じ分類のなかに複数のタスクが入ると、結局どれから進めるか迷うことがあります。
その点、「一つしかできないなら何を選ぶか」という問いはシンプルです。
すべての仕事を終わらせることを前提にするのではなく、「限られた時間のなかで、どの仕事を進めれば最も大きな成果につながるか」を考えられます。
ただし、実際の仕事では、自分にとって重要な仕事と、会社やチームにとって重要な仕事が一致するとは限りません。
重要タスクを選ぶ際には、少なくとも次の視点が必要だと思います。
- 会社やチームの成果につながるか
- プロジェクト全体を前に進めるか
- 顧客へ提供する価値を高めるか
- 自分にしか判断・実行できない仕事か
- 後回しにすると、より大きな問題になるか
処理しやすい仕事や締め切りが近い仕事を選ぶのではなく、「今日の時間を最も使う価値がある仕事は何か」を考える。
本書が示す「3つのタスクを選ぶ方法」は、重要な案件へ注力するための判断方法だと受け取りました。
2．最も重要なタスクから取りかかる
重要タスクを選んでも、実際に着手できなければ意味がありません。
私は、簡単に終わる仕事から先に処理してしまうことがあります。
メールへの返信や細かな確認作業は、取りかかるハードルが低く、完了したことも分かりやすい仕事です。いくつか片づければ、仕事が進んでいるようにも感じられます。
しかし、仕事は予定どおりに進むとは限りません。
予想より作業に時間がかかったり、会議が延びたり、急な依頼が入ったりします。その結果、後回しにしていた重要な仕事に取りかかれないまま、一日が終わることがあります。
重要な仕事に確実に時間を使うには、余った時間に取り組むのではなく、先に取りかかる必要があります。
「時間ができたら進める」では、その時間はなかなか生まれません。
一日の早い段階で最重要タスクに着手し、少しでも前に進めておく。この考え方は、仕事に追われないためのFirst Taskにも通じています。
3．複数の仕事を行き来せず、一つずつ進める
メールを確認しながら資料を作り、連絡が来たら別の仕事に移る。
複数の仕事を並行して進めると、限られた時間を有効に使っているように感じます。
しかし、実際には複数の仕事を完全に同時処理しているわけではありません。意識を短時間で切り替えながら、それぞれの仕事を少しずつ進めています。
仕事を切り替えるたびに、次のような負担が発生します。
- それまでの集中が途切れる
- どこまで進めたかを思い出す
- 次に何をする予定だったかを確認する
- 新しい仕事に集中し直す
一回の切り替えに必要な時間は短くても、それが一日に何度も繰り返されれば、無視できない負担になります。
特に、考察や資料作成のように、前後の流れを頭のなかに保持する必要がある仕事では影響が大きくなります。
すべての割り込みを防ぐことはできません。それでも、自分で調整できる範囲では、重要な仕事に取り組む時間を決め、その時間だけは一つの仕事に集中する。
それだけでも、重要な仕事を前に進めやすくなる可能性があります。
今の自分から見た、この方法の限界
本書を読んだ直後は、「重要な仕事を選び、最初に取り組めば仕事は効率化できる」と考えていました。
しかし、実際の職場では、それほど単純ではありません。
仕事には、自分だけでは調整できない予定や役割があります。
- 会議
- メールやTeamsへの対応
- 上司や顧客からの依頼
- メンバーからの相談
- 突発的なトラブル
- チームを動かすために必要な支援
自分の重要タスクだけに集中すれば、一時的に個人の仕事は進むかもしれません。一方で、メンバーからの相談に応じなければ、チーム全体の仕事が止まることもあります。
そのため、「重要な仕事を3つ選ぶ」だけでは不十分です。
実際には、次の二つを分けて考える必要があります。
- 何を重要な仕事として選ぶか
- 選んだ仕事に取り組む時間をどう確保するか
本書は、一つ目を考えるうえで参考になります。
一方、会議やメール、突発対応があるなかで、重要な仕事の時間をどう確保するかについては、実際の業務で試しながら考える必要があります。
この本を読んで変わった仕事の見方
この本を読む前の私は、仕事の効率を「限られた時間で、どれだけ多くのタスクを処理できたか」で考えていました。
メールを返信する。資料を修正する。依頼された作業を終わらせる。
完了したタスクが増えるほど、仕事を進めた実感も得られます。
しかし、一日中働いて多くのタスクを処理しても、重要な仕事が進んでいなければ、プロジェクト全体の成果にはつながりません。
本書を読んでからは、仕事の効率を「処理したタスクの数」だけでなく、「成果につながる仕事へ、どれだけ時間を使えたか」で考えるようになりました。
大切なのは、すべての仕事を同じように進めることではありません。
数多くある仕事のなかから、成果への影響が大きい仕事を見極め、そこへ優先的に時間を使うことです。
一日に完了できたタスクが一つだけでも、その一つがプロジェクトを大きく前進させる仕事なら、価値のある一日だったと考えられます。
反対に、十個のタスクを処理しても、重要な仕事が残ったままなら、「忙しかったけれど、仕事は進まなかった」という状態になりかねません。
ただし、重要な仕事を選ぶだけでは不十分です。
重要な仕事は、難易度が高く、取りかかるまでの心理的な負担も大きい傾向があります。そのため、選んだあとに、実際に着手できる仕組みが必要です。
また、会議、メール、メンバーからの相談、突発対応などがある職場では、自分の重要タスクだけに集中できるわけではありません。
自分の仕事を進めることと、周囲の仕事を止めないこと。その両方を考える必要があります。
それでも、「今日一つしか仕事を進められないなら何を選ぶか」と問いかけることには価値があります。
この問いによって、目の前の仕事をすべて終わらせようとする状態から、限られた時間を何に使うか考える状態へ切り替えられるからです。
これが、本書を読んで変わった私の仕事の見方です。
まとめ
『ブライアン・トレーシーが教える最強の時間』から、実際の仕事に取り入れたいと考えたのは次の3つです。
- 一日の重要タスクを3つまで選ぶ
- そのなかで最も重要なタスクから取りかかる
- 重要な仕事に取り組む間は、ほかの仕事へ切り替えない
仕事の成果を左右するのは、こなしたタスクの数ではなく、重要な仕事にどれだけ時間を使えたか。
仕事に追われていると、目の前にあるタスクを一つでも多く処理したくなります。
しかし、処理しやすい仕事から順番に進めていると、本当に重要な仕事が後回しになることがあります。
まず、「今日一つしか仕事を進められないなら、何を選ぶか」を考える。
次に、その仕事へ一日の早い段階で着手する。
そして、取り組んでいる間は、できるだけほかの仕事へ切り替えない。
本書から得た一番大きな学びは、仕事を速く処理する方法ではありません。
限られた時間を、成果につながる仕事へ優先的に使うという考え方です。
ただし、この方法が実際の職場でどこまで機能するかは、仕事の内容や役割、会議、割り込みなどの条件によって変わります。
本に書かれている方法をそのまま正解とするのではなく、自分の仕事ではどこまで使えるのかを確かめる。
Daquo Lab.では、実際の業務記録と照らし合わせながら、重要な仕事へ時間を使う方法を検証していきます。
この記事で紹介した内容は、本書から得られる学びの一部です。気になった方は、ぜひご自身の仕事や生活と照らし合わせながら読んでみてください。
では、私は実際に重要な仕事へ時間を使えていたのでしょうか。仕事が時間内に終わらない原因を確かめるため、10日間の働き方を記録しました。
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