仕事が終わらない、締め切りに追われる、残業が常態化している——私はいつもこれらの悩みを抱えています。
そして、これまでどんなに手を尽くしても改善することはなく、半ば諦めていました。
そんな私でも、今回要約した「なぜ、あなたの仕事は終わらないのか」を読んで、本書のポイントである1つのことを実践するだけで大きく現状を変えることができました。
実践したことはたった１つだけ。それでも、本業でも副業でも大きな効果が得られました。その内容についても記事後半でご紹介します。
- 生産性を上げたいビジネスパーソン: 締め切りに追われる状況を変えたい方。
- フリーランスやクリエイター: スケジュールの自己管理が求められる方。
- プロジェクト管理に携わる人: 部下が締め切りまでに仕事を終えられるようにしたい方。
ちなみに、私は最近Amazon オーディブルを利用して読書をしています。通勤中や家事などの隙間時間が読書タイムとなるのでオススメです！実際、私は劇的に学習時間が増え今は毎月5~10冊は本を読んでいます。
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【学習書籍#6】なぜ、あなたの仕事は終わらないのか 中島聡著
今回要約したのは中島聡の著書「なぜ、あなたの仕事は終わらないのか」という本です。
元マイクロソフトの伝説のプログラマーの中島聡氏はWindows95の設計に携わり「ドラッグ＆ドロップ」を世界に普及させ、「右クリック」の概念を形にした人です。本書は彼が世界を変える発明を生み出せた根源となる「時間を制する技術」について書かれています。
世界的な企業のマイクロソフトでの仕事風景や、著者がマイクロソフト含め様々な企業でしてきた仕事の流儀などが描かれ物語としても面白く、今すぐ自分も実践できる時間術・仕事術の考え方や行動が身に着く書籍です。
その中でも私が特に重要だと感じた要約ポイントは、次の3つです。
- 仕事が終わらない人は、重要なタスクに必要な時間の見積もりが甘すぎる
⇒重要なタスクの難易度はやってみないとわからない - ロケットスタート時間術で、どんな仕事も納期通りに完遂できる
⇒ 初めの2割の時間で8割仕上げることに全力を注ぐ - ロケットスタート時間術は仕事のスタイルに応じて応用しよう
⇒ 長期プロジェクトは仕事を縦に、並行タスクは1日にを横に分割して考える
それでは私が学んだ内容について、それぞれ詳細に説明していきます。
記事後半に実践記録も記載していますので、お楽しみに！
要約ポイントの詳細説明
仕事が終わらない人は、重要なタスクに必要な時間の見積もりが甘すぎる
仕事を納期までに完成させる人と、いつも間に合わない人。両者の違いはどこにあるのでしょうか？
それは、重要なタスクの見積もりの精度だと考えられます。
仕事は数学のテストと同じ？
ここで突然ですが数学テストをイメージしてください。
初めに簡単な計算問題があり、後半に難しい応用問題が続きます。そして、テストで良い点を取るには応用問題を解くことが重要なのは誰もが理解できるでしょう。
実は、仕事と数学のテストは非常に似ているのです。
つまり、仕事も次のように分けることができます。
計算問題のような簡単だが重要度の低いタスク（メール対応、ルーチンワーク、定例会議の出席など）と、
応用問題のように難しいが重要度の高いタスク（売上アップを狙うための企画提案、新しい機能を持った新製品開発など）
そして、仕事で成果を上げるということは、難しいが重要度の高いタスクを完遂することに他なりません。
ただし、ここで問題になってくるのは、計算問題は解くのにかかる時間が大体予想できますが、応用問題は難易度や所要時間を見積もることが非常に難しいことです。
そのため、数学のテストで高得点を取りたければ、テストが始まってまず初めに全体を確認した後、応用問題に着手します。
そして、応用問題の難易度や必要時間をイメージできたら十分。あとは、残りの問題に必要な時間を逆算して、いつまでに応用問題を解き切る必要があるかを判断します。
仕事がいつも締め切り通りに終わらない理由
「何を当たり前のことを・・・」と思うかもしれません。
しかし、仕事となると途端にこの考え方ができる人がいなくなってしまうのです。
誰もが簡単な計算問題のような仕事から始め、重要な応用問題を後回しにします。そして簡単な仕事の進捗スピードから、応用問題の難易度や必要時間を甘く見積もってしまうのです。
そして、締め切りが近づいてきてやっと着手します。そしてしばらくして、進捗スピードに驚き焦り始めます。でもまだそこまで危機的な状況ではないと判断していまいます。
なぜか、だれもが漫画の主人公のように直前で覚醒してライバルに打ち勝つといった奇跡のように、後半でスピードアップして締め切りまでに仕事が終わることを期待します。
ただ、そんなことは仕事において絶対に起こりません。
締め切り1～2日前になってやっと間に合わないことを悟り焦り始め、徹夜も視野に入れます。そして締め切り当日に心身共に疲れ切った状態で、上司に締め切りの延長をお願いするハメになってしまうのです。
このように、仕事が締め切り通りに終わらない人の最も大きな特徴は、重要な仕事を甘く見積もった状態で、簡単な仕事を先に終わらそうとしてしまうのことです。
本書では他にも仕事が終わらない理由を3つ挙げています。
- 安請け合いする：やってみなければどれくらい時間がかかるかわからない。
- ギリギリまでやらない：締め切り直前は焦りから生産性が低下する
- 計画の見積もりをしない：スケジュールに合っていない仕事はむしろノイズになる
そして全てに通じることですが、生産性の高い仕事をするには余裕を持っておくことの重要性が説明されています。
余裕があることで急なトラブルにも対応もできます。余裕があるから本来の力が発揮でき生産性、処理能力も高くなります。余裕があるから、柔軟な思考をとれます。
しかし、重要な仕事を後回しにして締め切りに追われる状況は、最も余裕のなくなる仕事の仕方であり、ここを改善する必要があるようです。
生産性の高い仕事をするには、余裕を持って仕事に取りかかれる仕組み作りが必要
重要な仕事を後回ししないために優先度を決定する技術として『３の法則』が他の書籍で紹介されています。そちらの要約記事もご参考ください。
ロケットスタート時間術で、どんな仕事も納期通りに完遂できる
それでは、どうすれば締め切りに間に合うように仕事を進められるのでしょうか。
その答えとして本書では「ロケットスタート時間術」が紹介され強く推奨されています。
ロケットスタート時間術について
上司から10日後までに終わらせてくれ、と仕事を頼まれた場合を想定してください。
まずは上司に仕事の見積もりのために2日くださいと伝えます。
そして見積もりとしてもらった2日間で、頼まれた仕事に全力を尽くし仕事の8割を完成させることを目指します。この間、簡単な仕事には一切手を触れません。
もちろん、限られた時間で仕事の8割を進める必要があるので、立ち止まって考えている暇もありません。即動き始め、仕事を進めながら考えます。
2日後に予定通り8割進んでいれば、上司に残り8日で完成させることを約束します。ここで6割程度の進捗であれば危機的状況です。そして、6割以下の場合は計画通りに進まない可能性が高いため、上司に締め切りの延長を交渉します。
ここで、締め切りの延長など難しいと思われるかもしれませんが、期日に対して早い段階での延長は受け入れられやすいのです。むしろ締め切り直前で延長をお願いするほうが、上司が関連各所と交渉する必要がでるため、大きな問題となります。
そして残りの8日で流しながら完成まで仕事を進めます。この段階になれば、2日間手を付けていなかった簡単な業務を並行して進めることができます。
締め切りに対して余裕をもって残りを進めることができるため、生産性の高い仕事ができ完成度も高くなります。
仕事が締め切り通りに終わらない理由として、多くの人が最初はのんびりしても最後に頑張れば何とかなるという根本的過ち（ラストスパート思考）を持っています。
この考えを強制的に排除できるのが「ロケットスタート時間術」なのです。
「ロケットスタート時間術」は余裕を失う原因となるラストスパート思考を強制的に排除できる
ただし、注意点が1つあります。
それはロケットスタートすることで、上司に言われた締め切りよりも早く終わることがあります。その時に、そのまま前倒しして上司へ完成報告をしないことです。
確かに、前倒しで仕事を完了させることで一時的に高い評価を得ることができかもしれません。しかし、上司はあなたを仕事の早い人間と認識し、次の新しい仕事はさらに短納期で依頼することになります。
仕事は締め切りに対して最速で終わらせない（前倒しはしない）
⇒前倒しは更に短納期で新しい仕事を生み出し余裕を奪う行為。長期的に見れば生産性の低下につながる
なお、ロケットスタート時間術以外にも締め切りに間に合うように仕事が始められる方法として、『開始デッドライン』を設定することを他の書籍で紹介されています。こちらも御参考いただければ、より仕事に着手する確度が高くなります。
流し期間の仕事の進め方
また、残り8割の流し期間の仕事についてもロケットスタート時間術は活用できます。
つまり、1日の始めの2時間を最も重要なタスクに全力で取り組む時間に当て、残りの8割の時間を簡単なタスクに割り振るのです。
また、できるだけ早い時間から仕事を始めることもポイントです。
そうすることで、朝という最も頭が冴えている時間帯に重要なタスクに取り掛かることができますし、想定外のトラブルが発生しても、十分に対処できる時間が確保できます。
また、1日の仕事にロケットスタート時間術を応用する利点は他にもあります。
①外部要因の締め切りがある：他人の出社時間などが締め切り目標にできる。
（自分で目標時間を決めるといった内部要因は強制力が弱い）
②メールチェックがない③話しかける人がいない：集中力が分断されない
ここまでで、ロケットスタート時間術の有用性をイメージ頂けたのではないでしょうか。
ロケットスタート時間術は仕事のスタイルに応じて応用しよう
といっても、ロケットスタート時間術を使えるのは著者のように1つの大きなタスクを任されている人であって、沢山のタスクを抱えていたり、複数のタスクを並行して進める必要のある人には無理なのでは？
そう思われる人のために、ロケットスタート時間術の応用についても説明します。
長期プロジェクトは仕事を縦に切る
まずは、長期(例えば1年)のプロジェクトを持った人について考えてみましょう。
その場合は、プロジェクト期間を縦に切ります。書籍の出版を例にして考えてみます。
長期のプロジェクトであれば、大まかな計画があるはずなので、まずはそれを大きく3つに分けます。今回の場合では、①原稿の執筆、②その修正、③原稿チェックと印刷のようにです。
その3つをさらに3つに分けます。例えばそれぞれ4か月を想定しているのであれば、40日ｘ３になります。
そして、最後にそれを10～15日単位のタスクに分けます。つまり、長期のプロジェクトを最小単位(10～15日)に切り分け、その単位ごとにロケットスタートを活用して繰り返していくのです。
こうすることで、長期プロジェクトも小さなタスクの積み重ねと捉えられますし、近い締め切りに向けて全力も出しやすいです。そして、2割の全力期間の後には8割の流し期間がありますので、長期的に見ても余裕のある働き方です。
並行して進める仕事は1日を横に切る
次に大きなタスクを2つ持っている場合について考えてみましょう。
その場合、まずは1日を横に切ります。わかりやすく午前と午後で考えると、午前は1つ目の仕事を、午後は2つ目の仕事を割り振ります。
そして午前の始めの2割の時間にロケットスタートをします。午後も同じで始めの2割の時間にロケットスタートです。
つまり並行して進めているタスクの数だけ1日を分割し、タスクごとに分割した時間の中でロケットスタート時間術を繰り返すのです。
これによって、全力を出す部分と、余裕をもって仕事をする部分に分けることができますので、タスクを並行で進めながらも締め切り内に仕事を終えることが可能になります。
ロケットスタート時間術を使っても上手くいかない場合
ここまでロケットスタート時間術の活用方法を説明してきましたが、実際に使用して上手くいかない場合もあるでしょう。
その場合、原因としては次のようなことが考えられます。
①集中力不足：2割の全力期間に集中できない。⇒朝活で外部要因を減らそう
②キャパオーバー：大きなタスクは２つまでが理想。3つはキャパオーバーの場合が多い。⇒上司相談が必要
③他人の遅延：チームで仕事をするときに多発する。⇒他人の遅延を待たず、自分でできるところは工夫して進める。
上手くいかない場合、これらの原因に心当たりがないか、見直してみてください。
もし該当する原因があれば、それさえ対処すればロケットスタート時間術の効果を実感できるはずです。
本書からの学びと実践
最後に、本書から学んだロケットスタート時間術を実践した効果について報告します。
副業でブログを執筆している私にとっては、ロケットスタート時間術は本業だけでなくブログ執筆にも活用できました。
ブログの執筆は誰かからの依頼ではないので、これまで特に締め切りを設けていませんでした。その結果、思ったように記事数が伸びていかない状況でしたし、投稿頻度もバラバラでした。
それを、ロケットスタート時間術を使って、次のように1週間で1記事書き上げることを目標にしました。
- 土曜に記事のテーマとなる情報をインプット
- 日曜に記事の8割を書き上げる(AMで記事の内容・構成などで7割、PMでデザインなど含め8割)
- 月～金曜にかけて追記や修正、そして投稿する。また次のテーマをリサーチする
こうすることで、まとまった時間の取れる土日にある程度の完成度まで進め、本業のある平日には記事内容の確認や簡単な修正を通勤中などに実施することができるようになりました。
また、いつまでに何をしなければいけないかが明確になったので、締め切りの無い個人の副業でもメリハリをもって仕事をすることができるように変わりました。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
今回要約した「なぜ、あなたの仕事は終わらないのか」から以下のことを学べました。
- 仕事が終わらない人は、重要なタスクに必要な時間の見積もりが甘すぎる
⇒重要なタスクの難易度はやってみないとわからない - ロケットスタート時間術で、どんな仕事も納期通りに完遂できる
⇒ 初めの2割の時間で8割仕上げることに全力を注ぐ - ロケットスタート時間術は仕事のスタイルに応じて応用しよう
⇒ 長期プロジェクトは仕事を縦に、並行タスクは1日にを横に分割して考える
ここで紹介した以外にも沢山の学びが得られる良書でしたので、ご興味がある方は是非読んでみてください。
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なお、他にも様々な読書情報を発信しておりますので、気になる方は他の記事も読んでみてください。
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