書籍の要約をDaquo独自の意見も交え、実践内容と共に紹介しています
日々の仕事をこなしながらも、目標や夢に向けて努力している人は多いと思います。
私Daquoも副業としてこのブログを成長させようと、仕事終わりに試行錯誤をする毎日です。
多くの学ぶべきことがあるのですが、なかなかその時間を作ることが難しい。そのため、副業にかける時間をつくるために本業の効率化・時間術を学ぶ必要があると考えています。
- 時間管理に悩むビジネスパーソン: 時間管理術を学び、日々の業務効率を向上させる
- 自己啓発を始めたいと考えている方: 時間の使い方を見直し、自己成長を目指す
- 学生や新社会人: 基本的な時間管理術を身につけ、学業や仕事に活かしたい方。
ちなみに、私は最近Amazon オーディブルを利用して読書をしています。通勤中や家事などの隙間時間が読書タイムとなるのでオススメです！実際、私は劇的に学習時間が増え今は毎月5~10冊は本を読んでいます。
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【学習書籍#1】ブライアン・トレーシーが教える最強の時間
今回読んだのは「ブライアン・トレーシーが教える最強の時間」という書籍です。
この本を読んで、限られた時間をうまく使う「タイムマネジメント」は社会人にとって重要なスキルであることがわかりました。
このスキルを身に着けていれば、仕事を効率的に処理でき、プライベートの時間が充実し、さらには健康な心身を維持することにもつながることがわかりました。
特に、私は次の3つのポイントをこの本から学びました。
- 1か月の成果の80％は1か月で完遂したタスクの3つだけで達成できる
- 「３の法則」でタスクの優先度を決めよう
- マルチタスクは、1つずつタスクを完了させるよりも最大で5倍の時間がかかる
それぞれ詳細にレビューしていきます。
① 1か月の成果の80％は1か月で完遂したタスクのたった3つだけで達成できる
私はこれまで10年間会社勤めをしてきた経験から、1人が1日に対応しなければいけないタスクが年々増加しているように感じています。やらなければならない大小様々なタスクに日々追われている方も多いのではないでしょうか。
私はこれまで仕事の効率とは限られた時間の中でタスクをどれだけ処理できるか、つまりはタスクの処理数や処理速度が重要だと考えて仕事をしてきました。
そんな私にとって、とても衝撃的な事実が書かれていました。それは、1ヶ月の間に組織にとって重要な成果は、たった3つのタスクのみで達成されている、ということです。
もちろん、小さなタスクが無駄なわけではなく、組織を動かしていく上で必要なタスクには違いありません。ただ、数十、数百の小さなタスクを処理したとしても、仕事をした気になるだけで大きな価値を生み出すタスクではないのです。
② 「３の法則」でタスクの優先度を決めよう
それでは組織にとって重要な成果を上げるためにはどうすればよいのでしょうか？
タスクに溢れる現状で、重要になってくるのが数あるタスクの優先順位付けです。この優先順位付けについては、様々なビジネス書で語られています。
特に、優先順位をつける上でよく目にする方法が、次のような「緊急度・重要度マトリクス」かと思います。
「緊急度・重要度マトリクス」とは
これは縦横軸に緊急度と重要度で4つ限り、分類する方法で、優先度は次の順になります。
① 重要度と緊急度が高いタスク
② 重要度が高いが緊急度が低いタスク
③ 重要度は低いが緊急度が高いタスク
④ 重要度と緊急度が低いタスク
ただし、③番のタスクは緊急度が高ければ、優先に対応したほうが良いですし、じゃあ②番のタスクは緊急度がかなり低ければ③よりも優先度を下げていいのか？と言われると判断が難しいところです。
さらに、多数のタスクがあると各分類に複数のタスクが存在することもあります。その場合、優先度はどうするのでしょう？
「緊急度・重要度マトリクス」に則ったとしても優先順位を決めるのは容易ではないのです。
本来ならば仕事を効率的に進めるための優先度決め自体が、時間のかかるタスクとなりストレスにもなってしまっています。
「３の法則」でタスクの優先度を決めよう
それでは、どのようにすれば重要なタスクを優先的に選択し、他の簡単タスクの誘惑に負けずに集中できるのでしょうか？
その方法として本書では「３の法則」が紹介されています。
「もし今日一つしかタスクを処理できないとしたら何をするか？」を考えてタスクを選ぶ方法
例えば、今日中に5つ6つタスクを処理するとなると、簡単なタスクから手をつけてしまうと思います。その方が仕事に取り掛かるハードルも低いですし、仕事を処理するリズムもつきます。
しかし、仕事は予想通り行かないことも多く、トラブルが発生したり、タスクの見積りが甘く予想より時間がかかったりします。そうなると、後ろに回していた重要な仕事まで進まず、結果として簡単なタスクを処理して1日が終わってしまいます。
そこで、3つの法則を使います。
もし今日一つしかタスクを処理できないなら、皆さんはどんなタスクを選ぶでしょうか？絶対今日中に終わらせないといけないタスクを選ぶかと思います。
そしてこのタスクが完了するか、これ以上進められないところまで他のタスクは絶対引き受けません。たったこれだけで本当に必要なタスクに一番に取り掛かることができます。
そしてこの方法が3の法則と言われるのは、この考えを3回繰り返すことで優先度の高いタスクを３つまで選択するためです。最大1日3つの重要なタスクに取り掛かれば、限られた時間・リソースで他の人よりも大きな成果を発揮できると思います。
その他にも、私は次のようなメリットも感じています。
10年後の理想の姿を想像し、最短ルートで向かうために必要なことをする。
そして、タスクを選ぶ際に忘れてはいけないのが、その仕事が自分のためになっているかを意識することです。
もちろん、会社のタスクが直接自分のためになることは少ないかもしれませんが、そのタスクが、
・自分のキャリアにつながるか？
・自分が学びたい、知りたいことにつながるか？
を意識するだけで、日々の仕事がより有意義に感じれると思います。そして常に自分の理想を想像しながら、そこに最短で向かえるように必要なことをできれば、皆さんの幸せな生活が近づいている来ると思います。
私自身、この本を読んでから10年後の理想の姿を想像しました。その内容が気になる方は次の記事を読んでもらえればと思います。
素晴らしい未来をつかむための第一歩は、自分の理想をしっかりとイメージすることだと思いますので、この機会に皆さんも想像してみてください。
明日からの仕事が少し楽しくなると思います!!
③ マルチタスクは、1つずつタスクを完了させるより最大で5倍の時間がかかる
沢山のタスクを処理する現代において、マルチタスクは重要なスキルのように思えます。実際マルチタスクを推奨するビジネス書も多いことからも、世間でそのような認識であることは間違いなさそうです。
ただ、マルチタスクとは同時に複数のタスクを処理しているように見えて、意識を瞬間瞬間で切り替えているだけで、結局は１つずつタスクを処理しているに過ぎないようです。そして、意識を切り替えるため、
といったデメリットが発生します。
結果として最大で効率が20％程度まで低下する。つまりは、5倍時間がかかってしまう恐ろしい結果もあるようです。
そのため、この書籍で紹介しているように、重要なタスクに集中して1つづつ完了するほうが効率的に仕事を進めることができるようです。
ただ、私自身まだマルチタスクの有用性について書かれた書籍を読んだことがないため、マルチタスクについての書籍も読み、お互いの有用性をしっかりと理解したうえで、皆さんに共有できればと思います。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
おさらいですが、本書から私が学んだ特に実践しようと思ったポイントは以下の3点。
- 1か月の成果の80％は1か月で完遂したタスクの3つだけで達成できる
- 「３の法則」でタスクの優先度を決めよう
- マルチタスクは、1つずつタスクを完了させるよりも最大で5倍の時間がかかる
もちろん、今回紹介したポイント以外にも紹介しきれなかった沢山の学びがありました。この記事を読んで本書が気になった方は是非読んでみていただけるとより沢山のことを吸収できると思います。
本を読んでみたいけど時間が無い・・・という方にはAmazon オーディブルをお勧めします。
私もaudibleを利用していますが、通勤中や家事などの隙間時間が読書タイムとなるため、劇的に読書時間が増え、今では毎月5～10冊読破しています。
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ここまで読んでいただきありがとうございました!!この他にも様々な学び内容を紹介しております。よければ他の記事も読んでいただけると嬉しいです。
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