突然ですが、皆さんは今の生活にどのくらい満足しているでしょうか？
私Daquoは正直に言うと十分には満足できていません。大きな不満はなく、むしろ恵まれた環境だとは思っていますが、それでも自分の思い描く理想からはまだまだ遠いと感じています。
理想の生活を実現するために、副業や資産運用など様々なことにチャレンジしています。将来的には副業ビジネスを大きくして副業を本業にし、自由にお金を稼ぎながら生活したいと考えています。
そのためには、多くの学ぶべきことがあります。その中でも、まず初めに学ぶのは
副業にかける時間をつくるために本業の効率化・時間術を学ぶ必要があると考えています。
この記事では仕事の効率化・時間術に関する書籍を読みましたので、学んだ内容の共有と実践してみた結果・感想を紹介したいと思います。
【学習書籍#2】ドイツ人の凄い働き方 西村栄基著
今回読んだのは西村栄基氏の著書「ドイツ人の凄い働き方」という本です。
この本ではドイツで10年以上仕事をしてきた著者が、非常に生産性の高いドイツ人の仕事術に衝撃を受け、日本人とドイツ人の働き方の違いについて説明しています。
その中で私が特に実践しようと思ったポイントは、次の3つのポイントです。
- 【計画術】年始に1年間の計画(休暇・仕事目標など)を立てる＋定期的な進捗確認
＝ ワークライフバランスを整え、理想の生活をする - 【整理術】職場は広々としており、デスク周りも整理整頓されている
＝ 思考のスケールは作業空間の広さに比例する - 【会議術】無駄な会議には参加しない・呼ばない
＝ 会議への参加は、参加することで自分が得られる価値を考えて決める
それぞれ詳細に説明していきます。
① 【計画術】年始に1年間の計画を立て、定期的に進捗確認する
まず初めに、みなさんは有給をしっかり取得できていますか？
私の会社では年間20日弱有給権利がもらえますが、実際は仕事が忙しくて10日くらいしか使えていないのが現状です。
一方で、ドイツでは年間30日ほど有給が与えられ、その消化率はなんと100％!!
さらに休み方も2週間連続で休んだりすることが当たり前のようです。驚きですよね！
有休が30日付与されることも勿論羨ましいですが、それよりもどのようにそれだけの有休を消化しているのか、という点が非常に気になりますよね。
日本では、そのような休み方は非常に難しいのではないでしょうか？
私自身、有休がある週では、休みに向けて業務を進めたり、チームメンバーに仕事を引き継いだりと、1日休むだけも中々に大変です。
では、なぜドイツでは可能なのか？
1年間の計画 – 休暇・仕事の目標・自己投資 – を立てる
実はみんなが勝手に休みを取っているだけではなく、そのための計画や仕事の取り組み方が徹底されているからこそ成り立っていることがわかりました。
ドイツ人の多くは年始に1年の計画を立てるようです。そして次のようなことまで計画します。
1年の始まりに、新しい年の大きな計画をしっかりと考えることで、いつまでに何をすべきかということの大枠を把握できます。
例えば、8月に2週間かけて旅行に行くことを1月に計画していれば、かなり前から休暇期間を同僚に共有できます。大事なタスクはそこまでに完了させたり、引き継いだりできるように十分な時間をかけて準備もできます。
もちろん、休暇のスケジュールだけではなく、仕事で達成したい目標であったり成功させたいプロジェクトについての計画や、今年1年で実施する自己投資についての計画も一緒に立てます。
こうすることで、休暇に向けていつまでにないをやるべきか、といった目標も立てやすいのです。
日々計画に対する進捗を確認する
そして計画は立てるだけでは意味がありません。
定期的に計画に対する進捗を確認します。計画通りなら問題ありませんが、計画から遅れている場合、いつまでに巻き返す必要があるかが1年のスケジュールによって一目でわかります。
そして、私が計画を立て日々進捗を確認することの1番のメリットだと感じたのは、
1年間の生きる意味、目的が明確化して充実した毎日につながる
ということです。
私は少し前まで、日々漠然と1日を過ごしてしまうことがよくありました。
仕事から家に帰って一息つきながら「今日何してたっけ？」と1日の出来事があまり思い出せなかったり、休日にベットの上でスマホを見ながらダラダラしていると気づけば夕方だったり。
言われてみれば、この時は特に目標があるわけではなく、毎日をマイペースに過ごしていました。
今は副業を本業にすべく、毎日全力で生きているため充実感は以前よりも増しましたが、それでも漠然と過ごしてしまう日も多々あります。
しっかりとした計画を立て目標を持つことで1日を生きる意味を見出すことができ、より全力で自分の目標に向かって行動できると確信しました。
この繰り返しが理想の生活につながる
そして日々目標に向かって行動し、計画や目標に対しての進捗を確認することを繰り返すことで、目標に一歩一歩近づくのは確実です。
この方法をしっかり実践することが、夢を叶える最大の近道だと思いました。
日々の仕事術だけではない、働くことの本質を教えられた気がします。
②【整理術】広々とした職場・デスクは仕事の効率upや思考の柔軟性を助ける
これもあまり日本ではないかもしれません。
日本は限られたスペースに人や物が押し込められていたり、窓が小さく日光が入りにくかったり、どこか殺風景な職場が多いのではないでしょうか。
一方で、ドイツの職場はとても広々としており、高い天井、広いスペースに観葉植物が飾られていて、社員が最大のパフォーマンスを発揮できるように快適な環境で整えられています。
そしてドイツ人自身も自分のデスク周りの整理整頓を徹底しており、仕事終わりにはデスク周りを片付け社員が帰宅した後にはきれいなデスクになっているのです。
”思考のスケールは作業スペースの大きさに比例する”
広く快適な環境で仕事をすることで自由なアイデアが出やすく、結果的に生産性の高い仕事をすることにつながります。
デスク周りを片付けよう
「思考のスケールと作業スペースが比例する」衝撃的な事実を聞いて、私は翌日から早速デスク周りを片付けました。職場全体を改善することは難しいですが、自分のデスク周りなら可能です。
いきなり片づけを始めたので、隣の同僚から「会社辞めるの？」と驚いて聞かれたぐらいです。不要なものは捨て、必要な書類はスキャンしてデータ化する、これだけでかなり整理されました。
そして次からも新しく出た書類はすぐにスキャンして捨てるを繰り返して整理された状況をキープしています。
これにより、次のようなメリットも得られました。
- ものを探す時間が格段に減った
- 作業スペースが広くストレスフリー
- 意識が周りに散らないので集中力があがる
たかが片付けですが、確かな効果を実感しました。
誰でもできることですので、是非皆さんも整理整頓されたデスクで仕事をしてみてください。
③【会議術】無駄な会議には参加しない・呼ばない
最後は会議術です。
毎日たくさんの会議に出席し、この会議に出席する意味はあったのか？と後で疑問になったり、会議中に内職をしている人も多いのではないでしょうか？
この会議の時間を有効活用できたり、出る価値の少ない会議を見極めて参加しないことで会議の効率はより高めることができます。
本当に必要な会議か？時間泥棒の会議か？
その会議に参加する必要があるかどうかは、参加することで自分が得られる価値を考えて判断しましょう。
自分が困っている内容についての議論や、その会議の方向性で今後の働き方が変わるような場合です。このような会議は参加し、しっかりと自分の考えを発現する必要があります。
その会議で自分が発言するか、という基準で判断しても良いかもしれません。そもそも発言しない会議で在れば、後で議事録を読むだけで十分なはずです。
不要な会議に参加しないようになれば、他の仕事に使える時間が格段に増えますので、思い切って不要な会議には参加しないようにしてみましょう。
効率的な会議術
また、会議に参加する場合もより効率的に会議を進めましょう。例えば議事録ですが、会議がおわり数日たって送られてくることが多いです。全員に共有するため、議論した情報をしっかりと吟味して作成したい気持ちはわかります。
一方で、議事録の作成が遅いと、以下のようなデメリットが発生します。
実はこの考え方は全くの逆で、議事録は早ければ早いほど良いのです。
なぜなら、早いと記憶が鮮明なため作成しやすい、速報版として提出すれば多少の体裁ズレや内容の不十分さが気にならない、からです。
さらに、大体の会議はこの速報で十分です。また、本当に正式な議事録を作成する必要がある場合は、速報版をベースに体裁を調えるだけで完成します。これは出張報告にも当てはまります。
このように、議事録をすぐに送付するには、次の2つを意識するだけで非常に効果的です。
- 議事録は事前にフォーマットを作成し、会議中は議論内容をどんどん書き込んでいく
- 大体の議論の流れを事前にイメージしておく
是非試してみてください。
いかがでしたでしょうか。今回紹介した「ドイツ人のすごい働き方」は、ここで紹介した以外にも沢山の気づきが得られる良書でしたので、ご興味がある方は是非読んでみてください。
なお、他にも様々な読書情報を発信しておりますので、気になる方は他の記事も読んでみてください。
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