仕事術・時間術を「ブライアン・トレーシーが教える最強の時間」から学ぶ
突然ですが、皆さんは今の生活にどのくらい満足しているでしょうか？
私Daquoは正直に言うと十分には満足できていません。大きな不満はなく、むしろ恵まれた環境だとは思っていますが、それでも自分の思い描く理想からはまだまだ遠いと感じています。
理想の生活を実現するために、副業や資産運用など様々なことにチャレンジしています。将来的には副業ビジネスを大きくして副業を本業にし、自由にお金を稼ぎながら生活したいと考えています。
そのためには、多くの学ぶべきことがあります。その中でも、まず初めに学ぶのは
副業にかける時間をつくるために本業の効率化・時間術を学ぶ必要があると考えています。
この記事では仕事の効率化・時間術に関する書籍を読みましたので、学んだ内容の共有と実践してみた結果・感想を紹介したいと思います。
【学習書籍#1】ブライアン・トレーシーが教える最強の時間
今回読んだのは「ブライアン・トレーシーが教える最強の時間」という本です。
これはタイムマネジメントについて書かれた本です。この本を読んで、限られた時間をうまく使う「タイムマネジメント」は社会人にとって重要なスキルであり、このスキルを身に着けていれば、仕事を効率的に処理でき、プライベートの時間が充実し、さらには健康な心身を維持することにもつながることがわかりました。
特に、私は次の3つのポイントをこの本から学びました。
- 1か月の成果の80％は1か月で完遂したタスクのたった3つだけで達成できる
- 「３の法則」でタスクの優先度を決めよう
- マルチタスクは、1つずつタスクを完了させるよりも最大で5倍の時間がかかる
それぞれ詳細に説明していきます。
① 1か月の成果の80％は1か月で完遂したタスクのたった3つだけで達成できる
私はこれまで10年間会社勤めをしてきた経験から、1人が1日に対応しなければいけないタスクが年々増加しているように感じています。やらなければならない大小様々なタスクに日々追われている方も多いのではないでしょうか。
私も皆さんと同じで、最も重要な研究者としての実験などのタスクだけでなく、顧客への報告資料の作成、社内の打合せ資料の作成、顧客からの問合せメールへの対応、社内雑務の処理、お願いされたプロジェクトの打合せ参加、不足した備品の発注、装置トラブルの対応・・・、と挙げればきりのないくらいタスクに溢れています。
私はこれまで仕事の効率とは限られた時間の中で、溢れるタスクをどれだけ処理できるか、つまりはタスクの処理数や処理速度が重要だと考えて仕事をしてきました。
そんな私にとって、とても衝撃的な事実が書かれていました。それは、1ヶ月の間に組織にとって重要な成果は、たった3つのタスクのみで達成されている、ということです。つまり、1ヶ月間で数十、数百のタスクを処理したとしても、それは大きな価値を生み出すタスクではないのです。この事実を突きつけられ、私はドキっとしました。日々沢山の小さなタスクを処理して仕事をした気になっていましたが、それは会社に価値を提供するタスクではなく、誰でもできることだったのです。
もちろん、小さなタスクが無駄なわけではありません。組織を動かしていく上で必要なタスクには違いありません。ただ、労力に対する価値としては非常に小さいことであったと知らされました。
② 「３の法則」でタスクの優先度を決めよう
それでは組織にとって重要な成果を上げるためにはどうすればよいのでしょうか？タスクに溢れる現状で、重要になってくるのが数あるタスクの優先順位付けです。この優先付けについては、色々な仕事術のビジネス書でも語られていますので、皆さん当たり前のように実施しているかと思います。
特に、優先順位をつける上でよく目にする方法が、次のような「緊急度・重要度マトリクス」かと思います。
「緊急度・重要度マトリクス」とは
これは縦横軸に緊急度と重要度で4つ限り、分類する方法で、優先度は次の順になります。
- 重要度と緊急度が高いタスク
- 重要度が高いが緊急度が低いタスク
- 重要度は低いが緊急度が高いタスク
- 重要度と緊急度が低いタスク
ただし、③番のタスクは緊急度が高ければ、優先に対応したほうが良いでし、じゃあ②番のタスクは緊急度がかなり低ければ③よりも優先度を下げていいのか？と言われると判断が難しいところです。
さらに、多数のタスクがあると、②の領域に複数のタスクが分類される可能性もあり、その優先度はどうする？という問題がでできます。
優先度をたてるだけなのに考えることが多くとても嫌になってきます。
このような状態になると、私は緊急度が高いものを優先したり、重要度や緊急度に関わらずすぐ終わる小さなタスクを終わらそうと考えてしまいます。タスクを減らして優先度の判断を簡単にしたいからです。他にも、重要度の高いタスクに時間をかけると、その間に新しいタスクがどんどん増えてくる可能性もあります。
このように優先度を決めることは意外と難しいです。本来ならば仕事を効率的に進めるための優先度決め自体が、時間のかかるタスクとなりストレスにもなってしまっています。
「３の法則」でタスクの優先度を決めよう
それでは、どのようにすれば重要なタスクを優先的に選択し、他の簡単タスクの誘惑に負けずに集中できるのでしょうか？
その方法として本書では「３の法則」が紹介されています。
これは、「もし今日一つしかタスクを処理できないとしたら何をするか？」を考えてタスクを選ぶ方法です。
例えば、今日中に5-6つタスクを処理するとなると、簡単なタスクから手をつけてしまうと思います。その方が仕事に取り掛かるハードルも低いですし、仕事を処理するリズムもつきます。
しかし、仕事は予想通り行かないことも多く、緊急の案件が割り込んできたり、トラブルが発生したり、タスクの見積りが甘く予想より時間がかかったりします。そうなると、後ろに回していた重要な仕事まで進まず、結果として簡単なタスクを処理して1日が終わってしまいます。
そこで、もし今日一つしかタスクを処理できないなら、皆さんはどんなタスクを選ぶでしょうか？絶対今日中に終わらせないといけないタスクを選ぶかと思います。そしてこのタスクが完了するか、これ以上進められないところまで他のタスクは絶対引き受けません。
たったこれだけで本当に必要なタスクに一番に取り掛かることができます。
そしてこの方法が3の法則と言われるのは、今日1つしかできないなら？もう1つなら？もう１つなら？と3回考えることで優先度の高いタスクを３つまで選択できるためです。最大1日3つの重要なタスクに取り掛かれば、他の人よりも大きな成果を限られた時間・リソースで発揮できると思います。
その他にも、次のようなメリットがあります。
10年後の理想の姿を想像し、理想へ最短ルートで向かうために必要なことをする。
そして、タスクを選ぶ際に忘れてはいけないのが、その仕事が自分のためになっているかを意識することです。
もちろん、会社のタスクが直接自分のためになることは少ないかもしれませんが、
そのタスクが、
・自分のキャリアにつながるか？
・自分が学びたい、知りたいことにつながるか？
を意識するだけで、日々の仕事がより有意義に感じれると思います。そして常に自分の理想を想像しながら、そこに最短で向かえるように必要なことをできれば、皆さんの幸せな生活が近づいている来ると思います。
私自身、この本を読んでから10年後の理想の姿を想像しました。その内容が気になる方は次の記事を読んでもらえればと思います。
素晴らしい未来をつかむための第一歩は、自分の理想をしっかりとイメージすることだと思いますので、この機会に皆さんも想像してみてください。
明日からの仕事が少し楽しくなると思います!!
③ マルチタスクは、1つずつタスクを完了させるより最大で5倍の時間がかかる
沢山のタスクを処理する現代において、マルチタスクは重要なスキルのように思えます。実際マルチタスクを推奨するビジネス書も多いことからも、世間でそのような認識であることは間違いなさそうです。
ただ、マルチタスクとは同時に複数のタスクを処理しているように見えて、意識を瞬間瞬間で切り替えているだけで、結局は１つずつタスクを処理しているに過ぎないようです。そして、意識を切り替えるため、
・集中力が途切れたり、リズムや勢いがなくなったりする
・どんなタスクか振り返り、思い出す時間が必要
といったデメリットが発生します。
結果として最大で効率が20％程度まで低下する。つまりは、5倍時間がかかってしまう恐ろしい結果もあるようです。
そのため、この書籍で紹介しているように、重要なタスクに集中して1つづつ完了するほうが効率的に仕事を進めることができるようです。
ただ、私自身まだマルチタスクの有用性について書かれた書籍を読んだことがないため、マルチタスクについての書籍も読み、お互いの有用性をしっかりと理解したうえで、皆さんに共有できればと思います。
最後に、今回紹介したポイント以外にも沢山の学びがありました。この記事を読んで本書が気になった方は是非読んでみていただけるとより沢山のことを吸収できると思います。
ここまで読んでいただきありがとうございました!!この他にも様々な学び内容を紹介しております。よければ他の記事も読んでいただけると嬉しいです。
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